Sutvarkykite savo darbo gyvenimą 5 paprastais žingsniais
Įvertinkite el. Laiškus, kuriuos gausite kiekvieną dieną. Gaunate informacinius biuletenius ar naujinius, kurie jums neteikiami? Atsisakykite prenumeratos, sako produktyvumo konsultantas Carson Tate, produktyvumo konsultavimo firmos įkūrėjas Paprastas darbas. Jei el. Laiškas susitvarkys mažiau nei keletą minučių, padarykite tai iškart, net jei tai reiškia, kad jį reikia ištrinti ar archyvuoti. Jei atsakymą reikia labiau įtraukti, pabandykite pakeisti temos eilutę į veiksmo elementą. Tarkime, kad gavau el. Laišką apie „PowerPoint“ pristatymo peržiūrą. Tai yra mano veiksmas, kurį įvedu į temos eilutę, kad man nereikėtų perskaityti el. Laiško “, - sako Tate. Ar jūsų el. Pašto serveris gali automatizuoti tam tikrus dalykus, kuriuos dažnai darote? Paverskite įprastus atsakymus parašais arba pabandykite automatiškai įregistruoti: „Automatiškai galite parašyti taisyklę„ Outlook “ perkelkite pranešimus iš tiesioginių ataskaitų į savo failų aplanką “, - sako Tate,„ kuris puikiai tinka daiktams surasti vėliau “.
Įdėkite viską, ką darote, į skaitmeninį kalendorių - taip, jei reikia, įtraukite susitikimus, bet taip pat užkirskite kelią pietų valgymui. „Kalendorius yra vizualus jūsų laiko pasireiškimas, todėl turėtumėte jį naudoti kaip savo dienos planą, o ne kaip vietą kitiems, kur suplanuoti savo dieną jums“, - sako John Zeratsky, Skirkite laiko: kaip sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu kiekvieną dieną ($19; amazon.com). „Rasmussen“ mėgsta „Acuity Scheduling“ - platformą, leidžiančią palyginti savo klientų ir bendradarbių galimybes. Organizuotas kalendorius gali parodyti, kaip gerai (ar blogai) tvarkote savo laiką, pažymi Zeratsky. „Kai savaitės jaučiasi išprotėjusios, aš atsigręšiu atgal. Šiek tiek apmąstymų man padeda geriau planuoti ateitį. “
Siekiama sumažinti palaidų popierių ant jūsų stalo, sako Rasmussenas. (Norėdami dar labiau sumažinti griozdus, nuskaitykite dokumentus, kuriuos norite išsaugoti, ir sukurkite Google diskas failų aplankas, kad galėtumėte juos pasiekti bet kur.) Rūšiuokite dokumentus į kategorijas pagal tai, ar turite juos perskaityti, įregistruoti, nusiųsti sau pavedimą, kam paskambinti ar prisijungti, kad sektųsi aukštyn. Jaučiatės priblokšti visų popierių? Pasirinkite tik vieną savo darbo vietos plotą - jis gali būti tiek mažas, kiek vienas stalčius, arba toks pat didelis, kaip ir visas darbalaukis - ir išvalykite viską, kas, jūsų manymu, jums nereikalinga. Pakartokite daugiau sričių, kol uždengsite visą savo biurą.
Pasiskolinkite išmaniųjų telefonų organizacinę struktūrą. Panašias programas (pagalvokite apie sveikatos programas ar prekybos programas) galima sugrupuoti į aplankus. Tate siūlo tai naudoti kaip pagrindinį principą tvarkant kompiuterio failus. Taip pat gali būti naudinga įtraukti datas į katalogų pavadinimus; tinkamas laikas patikrinti jūsų įmonės skaitmeninių įrašų saugojimo gaires ir sužinoti, kiek laiko jums reikia saugoti dokumentus, ir ką galite atiduoti į šiukšliadėžę. Turėdami dokumentus, „pagalvokite, kaip ir kada juos atgausite“, - sako Tate. Failai, kuriuos dažnai naudojate, turėtų būti lengvai prieinami. „Norėdami pavadinti savo paieškos sistemos failus, pažiūrėkite į dokumentą ir paklauskite savęs:„ Kas yra pirmas dalykas Aš galvoju, kai žiūriu į šį dokumentą? “Kas pirmiausia kyla į galvą, yra jūsų bylos pavadinimas“, - sakė ji sako.
Įkūrėjas ir generalinis direktorius Laurenas McGoodwinas Karjeros kontekstas, moterų karjeros svetainė, siūlo prieš miegą kiekvieną vakarą užsirašyti kitos dienos užduotis. „Stengiuosi užduotis suskirstyti į prioritetinius lygius. Aš juos suskirstau į „prioritetą“, „lengvą pergalę“ ir „galiu laukti kitos dienos“, - sako ji. Tai padės jai įtraukti asmeninius užduotis, pavyzdžiui, mankštą, nes ji gali pamatyti, kai turės laiko kišenėms. Ar jūsų sąrašas bus skaitmeninis, ar analoginis, priklauso nuo jūsų. Kai kurie tyrimai rodo, kad užrašę užduotį galite lengviau ją pasiekti. Tate sako, kad ji teikia pirmenybę skaitmeniniams sąrašams, nes gali būti sunku apibrėžti būsimus projektus, jei popieriaus planuoklyje neturite jiems fizinės vietos; galite lengvai sekti būsimus mėnesius ir metus skaitmeniniu būdu.