Kaip saugoti ir tvarkyti svarbius dokumentus namuose

Net ir pats keisčiausias, perpildytas asmens dokumentų saugykla gali būti sunkiai pateikiamas - jums tereikia šiek tiek laiko, kantrybės ir tvirtos popieriaus saugojimo strategijos. Nesvarbu, ar esate šviežias iš mokyklos ir pirmą kartą suaugusarba gyvenate namie su vaikais, kurių kiekvienas turi savo svarbių asmens dokumentų rinkinį, jums reikia visą gyvenimą trunkanti popieriaus saugojimo sistema, kuri gali padėti surūšiuoti viską - nuo draudimo išmokų iki kreditinės kortelės teiginius. Štai kaip padaryti namuose svarbius dokumentus kaip įmanoma lengviau ir lengviau.

SUSIJĘS:Kaip pakeisti (ir saugoti) esminius dokumentus

1. Išdėstykite polius

Pradėkite rūšiuoti savo dokumentus į kategorijas (namų ūkis, mokykla, augintiniai). Susmulkinkite pasenusius ar nereikalingus dokumentus, kuriuose yra asmeninės informacijos, pvz., Jūsų vardas, adresas ir ypač socialinio draudimo ar kreditinės kortelės numeris. Mažiau jautrius dokumentus galima tiesiog perdirbti.

2. Rūšiuokite lengvai

Sukurkite etiketes, kuriose pirmiausia nurodytos didelių paveikslėlių kategorijos, o paskui - siauresni aprašymai („Medicina: Julie“ arba „Mokesčiai: 2017“). Naudokite „manila“ aplankus su visais dešinės arba kairiosios pusės skirtukais - jie greičiau praleidžiami nei skirtukai su asortimentu, ir abėcėlės tvarka.

3. Tinkamas dydis

Nustatykite, kiek vietos jums reikia. Pvz., Jei didžiąją dalį failų prižiūrite skaitmeniniu būdu, nenaudokite didelės aplanko. Tai yra vietos švaistymas ir jums gali kilti pagunda užpildyti bylas, kurių jums nereikia, arba daiktus, kurie nepriklauso dokumentų spinta. Vietoj to pasirinkite darbalaukio failų langelį.

4. Apsvarstykite dažnį

Neįprastos laikymo vietos (manau, aukštos lentynos mažiau naudojamose spintelėse) yra puikios vietos archyvuoti failus, pavyzdžiui, mokesčių deklaracijas ir banko ataskaitas. Rezervuokite lengvai prieinamas vietas daiktams, kurių jums reikia reguliariau, pvz., Mokyklines formas ir receptus.

5. Sukurkite tūpimo pagalvėlę

Nustatykite dienos kritimo zoną intensyvaus eismo zonose, tokiose kaip virtuvė, gaunamiems laiškams ir dokumentams tvarkyti. Pažymėjus vieną vietą, poliai nesikaupia visame name. Gautieji dėžutės arba sieninis krepšys taupys vietą ir padarys tai akivaizdu, kai daiktai perpildyti ir su jais reikia elgtis. Prieš pridėdami ką nors į lašo zoną, išfiltruokite šlamštą ir užpildymo popierių. Adresuokite daiktus, kurie čia iškraunami bent du kartus per savaitę, tada paduokite arba perdirbkite.

6. Laikykite tvarkingai

Kas tris – šešis mėnesius atlikite daug savo reguliariai pasiekiamų failų. Archyvuoti ar susmulkinti dokumentus, kurie nebeaktualūs Mokesčių deklaracijos ir dokumentai, susiję su namų remontu, turėtų būti saugomi mažiausiai trejus metus.

Premija: išeiti be popieriaus

Tvarkydami dokumentus skaitmeniniu būdu, be abejo, kyla mažiau erdvės iššūkių, o kompiuterio paieškos įrankis gali padėti rasti būtent tai, ko ieškote. Laikykitės tų pačių skaitmeninių etikečių gairių, kaip ir fizinių. Kurkite atsarginę failų kopiją išoriniame standžiajame diske arba naudokite debesies saugyklos paslaugą, pvz., „Google“ diską. „Evernote“ galima nuskaityti programa (nemokama; „iOS“) padeda greitai konvertuoti popierinius failus į skaitmeninius.

Mūsų ekspertai

• Anna Bauer,Miniatiūra namų organizatorius
• Jamie Hord, įkūrėjas Nuoširdžiai profesionalus organizavimas
• Clea Shearer ir Joanna Teplin, įkūrėjai Namų redagavimas
• Wendy Silberstein, įkūrėjas Estetinis organizatorius