7 el. Pašto etiketo įsakymai, kurių visi turėtų laikytis
„Atsakykite ne visus, nebent kiekvienas asmuo, esantis tame platinimo sąraše, turi žinoti, ką reikia pasakyti“, - sako Aimee Symington, „Finesse Worldwide“ generalinė direktorė. Ji siūlo peržiūrėti vardus sąraše ir atsakyti tik tiems, kuriems iš tikrųjų reikia jūsų atsakymo. Tai gali reikšti atsakymą tik siuntėjui arba trims iš septynių gavėjų. Ir jei jūsų vadybininkas ar kolega nori būti kažko nukopijuotas, gerbkite jos prašymą.
Apgalvotas atsakymas gali sutaupyti kitų laiką. „Nesvarbu, ar tai būtų verslo, ar socialiniai sumetimai, žmones pradės erzinti nereikšmingų įvykių srautas laiškus, nes jie turi nustoti juos atidaryti “, - sako Diane Gottsman, Teksaso Protokolo mokyklos įkūrėja. Taigi gerai pagalvokite, prieš atsakydami visiems „Negaliu to padaryti“, kai kitą kartą būsite pakviesti priešpiečiams.
„Lizzie Post“, „Awesome Etiquette“ podcast'o bendraautorė, gera temos eilutė padeda gavėjams suskirstyti pirmenybę į el. Pašto adresus. Kad ir ką darytumėte, nepalikite jo tuščio. Kurdami temos eilutę, padarykite ją konkrečią ir glaustą ir stebėkite rašybą bei gramatiką. „Tai pirmas dalykas, kurį pastebi žmogus“, - sako Post.
SUSIJĘS: Sutvarkė savo darbinį gyvenimą 5 paprastais žingsniais
Kadangi temos eilutė turėtų atspindėti el. Laiško turinį, ekspertai rekomenduoja atnaujinti temos eilutę, kai vyksta pokalbis. Venkite temų, kurios gali sumenkinti el. Pašto skubumą (pagalvokite: „greitas klausimas“ antraštėje a pagrindinė darbo problema) arba priversti ką nors praleisti žinutę, kurią ji mano, kad ji jau perskaitė, paaiškina Gottsmanas. Ji siūlo pradėti naują giją, jei el. Laiškas nukrypo nuo pradinio pranešimo.
Ekspertai nesutaria dėl tinkamo atsakymo į el. Laiškus laiko, tačiau jie sutinka, kad atsakymas yra vertas beveik kiekvieno el. Laiško. Jei užteks paprasto atsakymo („Gavau, ačiū“ arba „Skamba kaip geras planas“), pabandykite atsakyti, kai tik perskaitysite el. Laišką.
Kartais el. Laiške reikia informacijos, kurios rinkimas gali užtrukti keletą dienų, tačiau tai nereiškia, kad jums leidžiama palikti žmones kabinti. „Praneškite jiems, kad gavote jų el. Laišką, ir grįšite, kai tik galėsite“, - sako Symingtonas.
Ir nepamirškite naudoti automatinio atsakymo pranešimo, jei keliaujate ar iš ofiso, priduria ji, todėl kiti žino, kad neturėtų tikėtis atsakymo.
„Įsitikinkite, kad dėl tinkamų priežasčių persiunčiate reikiamus žmones“, - sako „Post“. Prieš persiųsdami, įvertinkite turinio, kuriame yra visi priedai, vardus ir kontaktinę informaciją, susietą su pranešimu. Kai kurie žmonės norėtų, kad jų kontaktinė informacija liktų privati. Jei gijoje yra per daug išsamių diskusijos punktų, pradėkite naują el. Laišką.
SUSIJĘS: Kaip elgtis su 5 ypač erzinančiomis bendradarbių situacijomis
Mes visi ten buvome. Virusas užklumpa ir, kol apie jį nežinome, šnipinėjame senelį su nuorodomis, kurios priverstų visus parausti. Jei gavote tai, kas akivaizdžiai yra virusas, praneškite nukentėjusiajam, kuris galbūt nėra informuotas apie tai, kas vyksta. „Tiesiog pasakyk:„ Norėjau pranešti, kad tai vyksta “, - sako Symingtonas. „Tai yra puikus dalykas, kurį reikia padaryti.“
Jums rūpi padaryti gerą įspūdį asmeniškai, tad kodėl gi nepalaikius savo el. Pašto personažo tuo pačiu standartu? „El. Paštas yra jūsų atspindys ir turėtų būti parašytas kaip raidė, o ne tekstas, kartu nepamirštant trumpumo“, - sako Symingtonas. Patikrinkite rašybą, gramatiką ir skyrybos ženklus. Visos didžiosios raidės rodo, kad šaukiate, o visos mažosios raidės reiškia, kad esate tingus. Per daug šriftų, spalvų ir veidukų veidą gali erzinti, priduria ji.
Būk draugiškas, nebandyk persistengti su humoru. „Klykite atsargiai, net jei turite humoro jausmą“, - sako Gottsmanas. Per dažnai el. Laiške tonai yra suklaidinami, ir jūs nenorite pasirodyti neprofesionalūs, nes kažkas nesupranta jūsų pokšto.
Tai vienas dalykas, jei valgote atsitiktinį patiekalą su kitu svarbiu dalyku (o datos naktis yra rytoj), tačiau visiškai netikrinkite el. Laiškų per vakarienę, sako „Post“. Kalbant apie susitikimus biure, tai priklauso. Jei kolegos neša telefonus ar nešiojamus kompiuterius į konferencijų salę, kad susitikimų metu galėtų pasiekti el. Paštą, greičiausiai viskas gerai. „Atminkite, kad įmonės kultūrų el. Pašto politika bus skirtinga“, - sako ji. „Žinokite el. Pašto pobūdį darbe, kad jis būtų tinkamas“.