5 el. Pašto valdymo patarimai
Kiekvieną dieną JAV siunčiama ir gaunama daugiau nei 100 milijardų el. Laiškų. Kai atrodo, kad visi jie atsidūrė jūsų dėžutėje, sutrinkite chaosą šiuo neskausmingu planu.
Kiekvienas mūsų gaminys buvo nepriklausomai išrinktas ir peržiūrėtas mūsų redakcijos komandos. Jei pirksite naudodamiesi pateiktomis nuorodomis, mes galime uždirbti komisinius.
Jamie Chung
1 veiksmas: sukurkite aplankus
Kai naudojate dėžutę kaip numatytąją saugyklą, ji greitai tampa skaitmeninio šlamšto stalčiuku, todėl sudėtinga rasti tai, ko jums reikia, sako Peggy Duncan, Atlanto asmeninio produktyvumo ekspertas. Jūs žinote, kad galite rankiniu būdu rūšiuoti pranešimus į aplankus, tačiau ar supratote, kad galite nustatyti filtrus, kurie automatiškai nukreipia pranešimus į jų aplanką. Pvz., „Facebook“ pranešimai gali patekti tiesiai į aplanką „Social Media“. („Gmail“ tai daro automatiškai, bet jūs galite nustatyti panašią sistemą su kitomis el. Pašto paslaugomis.) Kartą Vieno tipo el. laiškai, pavyzdžiui, informaciniai biuleteniai, yra sugrupuoti į savo aplanką, juos galite ištrinti vienu paspauskite. Aplankų, su kuriais dirbate, skaičius ir tai, kaip juos pavadinote, turėtų priklausyti nuo jūsų poreikių.
2 žingsnis: Siekite, kad dėžutėje būtų tik 20 daiktų
Taip, rimtai. Dvidešimt el. Laiškų reiškia, kad galite pamatyti visą savo dėžutę nesisukdami. Kai tik susitvarkysite pranešimą, įkelkite jį arba ištrinkite. Į gautuosius patenka tik praėjusios savaitės pranešimai, į kuriuos dar neatsakėte.
3 žingsnis: Laikykitės tvarkaraščio
El. Laiškų skaitymas trukdo produktyvumui. Profesijoms, kuriose labai svarbu nuolat bendrauti, sudaryti grafiką gali būti nerealu. Tačiau jei ilgai ir sunkiai pažvelgsite į savo darbą, gali pasirodyti, kad skaitymo laiką reikia nurodyti kas 60 ar 90 minučių. Kalendoriuje nustatykite įspėjimus, kol neįprasite rutinos. „Jei kas nors turi susisiekti su jumis, jis skambins“, - sako Marsha Egan, knygos autorė „Inbox Detox“ ir išskirtinio el. Pašto įprotis ($20, amazon.com). Jei telefone nugriebiate el. Laiškus, pažymėkite tuos, kuriuos turite tęsti, kaip neskaitytus, kad nepamirštumėte atsakyti vėliau.
4 žingsnis: sutvarkykite prieš skaitydami
Kiekvienos suplanuotos el. Pašto sesijos pradžioje rūšiuokite pagal siuntėją, kad pastebėtumėte pranešimus iš VIP (viršininkas, jūsų vaiko mokytojas), tada nuskaitykite temų eilutes ir ištrinkite akivaizdų šlamštą.
5 žingsnis: reaguokite strategiškai
Ar galite parašyti atgal per dvi minutes ar mažiau? Atlikite tai nedelsdami, sako Eganas. Jei el. Laiškui reikia daugiau laiko, pažymėkite jį taip, kad jį būtų galima tvarkyti suplanuotame lange vėliau tą pačią dieną arba kitą rytą. Jei bijote ilgo atsakymo, bus sukurta el. Pašto grandinė? Laikas pasiimti telefoną.
„Insider Tech“ gudrybės
Pagerinkite savo el. Pašto gyvenimą naudodamiesi trimis geriausių el. Pašto paslaugų teikėjų IT specialistų pasiūlytais mažai žinomais įrankiais.
„Gmail“: anuliu siuntimą
Ar neketinau spustelėti Siųsti? Jūs turite 30 sekundžių, kad galėtumėte susigrąžinti šį el. Laišką. Taigi pirmyn!
Kaip: Eikite į „Nustatymai“, tada „Laboratorijos“, tada spustelėkite Įgalinti, esantį „Anuliuoti siuntimą“. Vau!
„Yahoo“: Vienkartiniai adresai
Jei nekenčiate savo el. Pašto adreso suteikti atsitiktinėms svetainėms, sukurkite alternatyvų adresą, kuris nukreipia pranešimus į jūsų tikrąjį gautąjį. Jei atsarginis adresas tampa nepageidaujamas, galite jį tiesiog ištrinti.
Kaip: Eikite prie krumpliaračio dešiniajame kampe ir spustelėkite „Nustatymai“, tada „Sauga“, tada „Vienkartiniai adresai“.
„Outlook.com“: valymas
Ši funkcija leidžia sugadinti kiekvieną gauto laiško laišką iš vieno siuntėjo (tarkime, buvusio ar „Groupon“).
Kaip: Atidarykite vieną iš siuntėjo el. Laiškų, ekrano viršuje spustelėkite „Šlauti“, tada spustelėkite Trinti viską iš.