11 paslapčių, kaip pateikti blogas naujienas darbe

Pateikite atsiliepimą greitai, bet ne iš karto.
Nelaukite kasmetinės peržiūros, kurioje bus nurodytos tobulintinos sritys. Greitai atkreipkite dėmesį į problemas, kad galvoje būtų nauja informacija. Diena po incidento yra saldi vieta; turėdami šiek tiek laiko užgniaužia karštas emocijas ir leidžia jums pasiruošti bei būti labiau apgalvotiems žodžiais. „Šiuo metu abi šalys turės stipresnę ir ne tokią naudingą reakciją“, - sako Jennifer Porter, vadovaujanti partnerė „Boda“ grupė, lyderystės ir komandos tobulinimo įmonė. Metinės arba ketvirčio apžvalgos turėtų apimti tikslus ir sutelkti dėmesį į ateities perspektyvas, pavyzdžiui, ką kažkas turi padaryti daugiau mažiau nei norint pakelti jų karjerą („Jei tau reiktų įvaldyti duomenų analizę, matau, kad tu šoki į kitą lygis “).

Prisimink savo ketinimą.
Pagalvokite, kodėl pirmiausia norite pasidalyti atsiliepimais. „Jūs tai darote, nes norite padėti žmogui pasisekti“, - sako Porteris. Tuo metu tai gali jaustis ne tokia geranoriška - galite manyti, kad jums tiesiog reikia pažaboti blogus įpročius ar sutvarkyti nuolaidų darbą, tačiau bet koks grįžtamasis ryšys padeda jūsų komandai mokytis ir augti. Jūs taip pat norite užsitarnauti jų pasitikėjimą. „Jei nepateiksite atsiliepimų, kažkas kitas padarys ir galbūt neatliks tokio gero darbo, kokį norėtumėte“, - sako Freyanas Billimoria, žmonių operacijų direktorius „Skillshare“, internetinė mokymosi bendruomenė. Pokalbio metu išsakykite savo ketinimą. Pasakykite: „Aš jums tai sakau, nes man rūpi jūs ir noriu, kad būtumėte kuo efektyvesni“.

Galvok apie turinį, o ne apie pristatymą.
Daugelis vadybininkų nerimauja dėl to, kaip jie sušvelnins smūgį, o ne ką sakys, sako Porteris. „Tai yra tarsi pasiruošimas kalbėti ir dėmesys sutelkiamas į tai, ką dėvi, o ne į pristatymo turinį“, - pažymi ji. Paklauskite savęs: „kokia mano pagrindinė žinia? Ką aš tikiuosi, kad šis asmuo atitraukia nuo pokalbio? Ką aš norėčiau, kad tai įvyktų toliau? “. Užsirašykite, ką sakysite, ir atlikite praktiką duše ar pas patikimą bendradarbį. Nenaudokite elgesio ar veiksmo, o ne aptarkite jausmus ir pateikite konkrečių pavyzdžių, pvz „Aš pastebėjau, kad tame susitikime šešis kartus pertraukėte žmones“ (palyginti su „Jūs esate grubus bendradarbiai").

SUSIJĘS: Štai tiksliai kaip gauti lankstų tvarkaraštį darbe

Pradėkite nuo klausimo.
Diskusija turėtų būti dialogas, o ne monologas. Pasakykite: „Norėčiau pabendrauti su jumis ir pasidalyti atsiliepimais. Ar tai gerai? “Sakyti„ taip “yra žmogiška prigimtis, tačiau paprašę leidimo galite sustiprinti ryšį, sako Porteris. Kita taktika: leiskite kitam asmeniui vesti pokalbį. Pasakykite: „Aš norėčiau su jumis pasikalbėti x. Kaip manote, kas sekėsi gerai? Ko, jūsų manymu, nebuvo? “Suteikite darbuotojui laiko atsakyti. „Daugeliu atvejų jie jau žino, kur pritrūksta“, - sako Fran Hauser, knygos autorius „Mielios mergaitės mitas“ ($16; amazon.com). „Kai pokalbį suprantate kaip bendradarbiavimą, o ne kritiką, tonas yra palankesnis“.

Naudokite mažiau žodžių.
Būkite kuo konkretesni. Neaiškios ar klišinės frazės („Jums reikia dirbti įgyvendinant savo veiklą“) arba atsiliepimai apie cukrų yra klaidinantys klausytojui, todėl padidėja tikimybė, kad jie visiškai praleis jūsų mintį. „Jei vartojate 100 žodžių sakydami, kad kažkas praleido terminą, jūs per daug aiškinate“, - sako Porteris. Kai tik pakraunate žodžius ir minkštiklius („Aš žinau, kad jūs per daug dirbote“), atsiliepimai pradeda jaustis asmeniški, o šališkumas gali susislinkti, - sako Billimoria. Vietoj to, eikite į reikalą ir paminėkite, ką pastebėjote. Sakykite: „Aš pastebėjau, kad praleidome paskutinių dviejų pranešimų pateikimo terminą. Kas nutiko?"

Neišmeskite savo žinios.
Įprastas įprotis neigti atsiliepimus tarp dviejų pagyrimo segmentų gali būti instinktyvus, tačiau tai viena didžiausių vadovų klaidų, sako Billimoria. Slėpdami grįžtamąjį ryšį visuose komplimentuose, išnaudojate daugiau žodžių. „Žmonės mato, kad jis ateina; tada jie atmes teigiamą, lauks neigiamo ir nepasitikės tuo, ką turi pasakyti “, - sako Porteris. Ką galite padaryti būdami malonūs, bet tiesioginiai: teigiamai išreikškite atsiliepimus, sako Hauseris. Sakykite: „Daugeliui sekasi gerai, tačiau turiu konstruktyvių atsiliepimų apie kai kuriuos dalykus, kuriuos reikia tobulinti“ arba „Turiu patarimų, kurie galėtų jums padėti“.

SUSIJĘS: Tvarkykite savo pašto dėžutę naudodami šiuos „Pro“ el. Pašto tvarkymo patarimus

Pateikite kontekstą.
Kodėl tau rūpi, jei kas nors pristato darbą pavėluotai? Arba neformatuoja pristatymų tobulai? Atsakymai gali būti jums akivaizdūs, tačiau darbuotojas turi suprasti priežastis, dėl kurių slypi jūsų atsiliepimai. Pabandykite įdėkite konkrečias pastabas į didesnį paveikslėlį, pavyzdžiui, „Kai mūsų skyrius vėluoja dirbti, tai daro įtaką ir kitoms komandoms“ arba „Kai jūsų finansai atrodo neteisingai, tai gali sukelti nepasitikėjimą jūsų numeriais. “Paaiškindamas, kodėl jūsų atsiliepimai yra svarbūs, sako Hauseris, gali būti lengviau pateikti ir girdėti.

Būkite empatiški.
Sunku sulaukti kritinių komentarų. „Nesvarbu, ar sumaniai teikiate atsiliepimus. Jis vis dar stringa “, - sako Porteris. Nebūk pernelyg atšiaurus, įsiklausyk į kito žmogaus požiūrį ir būk ramus. Taip pat venkite žodžio „jūs“, jei galite. „Dėl subtilaus žodžio pasirinkimo pokalbis gali jaustis kaip dialogas, o ne kaip priepuolis“, - sako Hauseris. Pavyzdžiui, užuot sakiusi: „Aš manau, kad tu galėjai padaryti kitaip“, sakyk: „Tai, manau, galėjo būti padaryta kitaip“.

Daryk tai akis į akį.
Sunkių naujienų pateikimas el. Paštu ar telefonu vilioja, tačiau susitikti asmeniškai (arba per „Skype“ ar „FaceTime“) yra veiksmingiau, sako „Hauser“. Tai leidžia perskaityti vienas kito neverbalinius užuominas ir emocinius ketinimus. „Buvimas akis į akį yra vienintelis būdas užtikrinti, kad kitas asmuo pajus jūsų užuojautą“, - sako Hauseris. Be to, jei nematote savo darbuotojo, bus sunkiau išsiaiškinti, ar jis susierzina ar net atkreipia dėmesį į tai, ką jūs sakote. „Atsisėskite tiesiai ir palaikykite akių kontaktą, kad ir koks sunkus tai būtų“, - sako Hauseris.

Turėkite tolesnių veiksmų planą.
Užbaikite pokalbį aptardami kitus veiksmus. Paklauskite, kaip galite būti naudingi, ir kartu nuspręskite, kada vėl turėtumėte kalbėtis (dienomis, savaitėmis ar mėnesiais vėliau, atsižvelgiant į problemą). Tada po dienos ar dviejų patikrinkite, kaip jaučiasi kitas asmuo. Natūralu, kad atsiliepimų gavėjas nutolo nuo pokalbio šiek tiek sužeistojo, net jei jis buvo produktyvus, sako Porteris. „Jūs turite duoti žmonėms laiko apdoroti“, - sako Billimoria. „Tvirtų santykių raktas yra grįžimas atgal.“ Kai tai padarysite, užsitarnausite pasitikėjimą, o tai palengvins keitimąsi atsiliepimais kitą kartą.

Nepamirškite taip pat pagirti.
Tegul teigiamų atsiliepimų pateikimas yra jūsų kasdienybės dalis - ne tik įspauskite jį į nemalonius pokalbius. Esmė nėra vien tik apiplėšti žmones ar visiems įteikti trofėjų; teigiami atsiliepimai yra profesinio tobulėjimo priemonė. Visų pirma, tai konstruktyvu - žmonėms naudinga žinoti, kas jiems sekasi, kad jie galėtų tai daryti ir toliau. Antra, jis padeda sukurti kultūrą, kuri yra atviresnė ir tolerantiškesnė atsiliepimams, sako Porteris. Būkite konkretūs ir čia. Pasakykite: „Man labai patinka tai, kaip jūs priėmėte tą iššūkį“ arba „Aš labai vertinu, kad kalbėjotės su kitais departamentais norėdami gauti jų įmokas.“ Ir sakykite tai dažnai. „Už kiekvieną kritikos fragmentą turėtumėte pagirti bent penkias dalis“, - sako Hauseris. „Tai žmones nukreipia į vietą, kur jie nori atsiliepimų“.